Veja neste artigo como o mapeamento de processos é uma ferramenta importante para dar suporte à sua empresa.
Um objetivo comum para os gerentes e diretores de empresas é padronizar os processos de trabalho e as operações, além de identificar oportunidades de melhoria.
Com o mapeamento de processos, é possível mudar o foco do trabalho e proporcionar mudanças reais na organização, promovendo operações eficientes e usando novas estratégias.
Sendo assim, a indústria se torna mais competitiva, garantindo melhores resultados para a empresa como um todo, com maior produtividade, otimização de custos e minimização de desperdícios.
O que é o mapeamento de processos?
O mapeamento de processos é uma técnica de planejamento e gerenciamento que ajuda a visualizar fluxos de trabalho. Assim, por meio de uma sequência de atividades, é possível ver como está a produção, o desempenho das equipes, os prazos e as entregas dos produtos finais.
Com essa atribuição, o entendimento da relação entre as atividades realizadas e os processos, a identificação dos stakeholders e sua integração, é possível mensurar o controle dos obstáculos e gargalos do cotidiano. Sendo assim, muitas melhorias podem ser implantadas.
Deve-se notar que o mapeamento pode servir a diferentes necessidades. Na prática podemos entender os processos, documentá-los, padronizá-los para melhor execução e aperfeiçoá-los com mudanças específicas nas estruturas.
Por que sua empresa precisa de mapeamento de processos?
O mapeamento de processos é uma etapa essencial e pode surgir devido a necessidade de rever seus procedimentos e entender como funciona o ciclo produtivo. Este método é essencial para as empresas, uma vez que muitas organizações realizam atividades sem um objetivo claro e bem definido e não sabem como determinada atividade afetará a produção.
Muitas vezes, as manufaturas estão se esforçando para executar os serviços, sem entender se realmente agregam valor ao produto final. Isso significa que alguns recursos raramente são adicionados e, em alguns casos, não devem ser executados, pois afetam negativamente outras tarefas de prioridade mais alta.
Sem uma análise de dados que são gerados, bem como do desempenho da equipe mediante treinamentos e soluções de problemas, o mapeamento dos processos pode ser feito diversas vezes e ainda assim não trazer os resultados esperados.
Além desses problemas, a falta de perspectiva de todo o processo pode resultar em uma série de prejuízos, como por exemplo: prazos não cumpridos, custos de processo mais altos, perda de eficiência, insatisfação e falta de motivação dos funcionários.
Consequentemente, fica claro que o mapeamento de processos agregado à análise de dados (learning analytics), pode ser de grande ajuda para as empresas de diferentes portes e segmentos.
Quais são os principais benefícios do mapeamento de processos?
Uma vez que todos entendam os problemas associados à falta de mapeamento de processos e trabalhem juntos para fechar essa lacuna, o setor se torna muito mais eficaz.
Os gestores também devem estar cientes dos benefícios de usar essa estratégia e como ela pode otimizar o desempenho da empresa. Confira a seguir:
- Padronização de trabalho
O primeiro benefício do mapeamento é a otimização de processos, dessa forma, as atividades podem ser realizadas com eficiência, segurança e alta produtividade, pois todos os colaboradores sabem exatamente o que fazer, como fazer e quando fazer.
- Mais controle
O monitoramento de processos dá aos gerentes e diretores maior visibilidade de todas as operações industriais. Isso garante maior controle das atividades, facilitando o monitoramento, promovendo maior previsibilidade de resultados e evitando surpresas inesperadas.
- Ajuda na tomada de decisão
A visão completa do setor, com dados reais e concretos sobre o desenvolvimento do time, permite que a tomada de decisão torne os processos mais eficientes.
- Melhorar a comunicação da equipe
Com processos bem definidos para todos os colaboradores, fica mais fácil para a equipe se integrar melhor, aumentar a colaboração e a comunicação. Afinal, ajudando uns aos outros, os funcionários contribuem para a produtividade geral da empresa e, em geral, melhores resultados podem ser alcançados.
- Gerenciamento de custos e recursos
Outro ponto importante do mapeamento de processos é que podemos controlar os custos necessários para realizar cada atividade e atingir o objetivo proposto, evitando gastos excessivos. Assim, você não esgota os recursos da cadeia produtiva, que poderão ser direcionados para funções mais estratégicas.
- Reduz o tempo de duração de projetos
Além de identificar todos os gargalos e melhorias nos processos, um benefício adicional é a redução do tempo de desenvolvimento de processos, projetos e produtos.
Como implantar a melhoria de processos na minha empresa?
Para implantar o mapeamento de processos em seu setor você precisa de ferramentas suficientes para atender e entender quais são as reais necessidades e lacunas presentes em sua empresa.
Por meio de uma curadoria completa, análise de dados e tecnologias atuais, é possível garantir maior automatização de processos, otimização do fluxo de trabalho, melhor organização, armazenamento e compartilhamento de arquivos, além de aumento de produtividade e maior colaboração.
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